Scrivere le slide: cosa fare e cosa non fare per preparare una presentazione

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Foto: Keattikorn

Finalmente il tuo progetto è pronto: dopo tanto lavoro hai solo (?) bisogno di presentarlo bene. Che si tratti di una tesi universitaria, del report di una riunione di lavoro, di un piano di marketing, di una ricerca di mercato o di una lezione per un corso di formazione professionale, che tu voglia persuadere, vendere, informare o semplicemente riassumere, hai comunque bisogno di una buona presentazione a slide.

Ecco qualche semplice accorgimento per scrivere slide efficaci.

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Obiettivo. Hai iniziato subito a scrivere di getto? Rifletti un attimo, c’è tempo. Qual è il tuo pubblico? Qual è l’opinione che già ha dell’argomento e quanto a fondo conosce la materia? Prima di iniziare a scrivere pensa bene a chi hai davanti e definisci con precisione l’obiettivo che vuoi ottenere con la presentazione.

Schema. Carta, penna e post-it sono utilissimi per organizzare i contenuti e distribuire i concetti. Crea uno scheletro logico-narrativo della presentazione e definisci una traccia delle immagini, delle tabelle e dei grafici che vuoi inserire. Il classico schema di un testo argomentativo, per esempio, prevede questa struttura: tesi – argomenti a favore della tesi – antitesi – confutazione degli argomenti a favore dell’antitesi – conclusioni.

Oppure puoi provare con il sempre valido modello ciceroniano: anticipazione degli argomenti principali (exordium) – rivelazione del messaggio e descrizione dei fatti (narratio) – argomenti a favore del messaggio (argumentatio) – riepilogo del messaggio e degli argomenti principali e spinta all’azione (peroratio). Leggi la guida della Palestra della Scrittura per scrivere una presentazione a slide.

Uno-a-uno. Una slide, un concetto. Un concetto, una slide. Resistere alla tentazione di inserire mille nozioni per diapositiva è il primo passo per una presentazione chiara e convincente. Se mantieni il rapporto uno-a-uno dai forza e respiro a tutta la presentazione, in più aiuti il pubblico a capire e memorizzare passo dopo passo. Se un concetto è più complesso del previsto puoi sempre sintetizzarlo in 4-5 concetti subordinati e dedicare una slide a ciascuno di essi senza cambiare il titolo principale.

Sintesi. Una presentazione a slide ha ben poco a che vedere con la sceneggiatura di un colossal cinematografico. Le slide che tracimano di parole non funzionano perché annoiano e distraggono, non aiutano il pubblico a focalizzare l’attenzione. Ricorda che non c’è bisogno di scrivere tutto, in fase di presentazione avrai comunque modo di entrare nei dettagli a voce. Cerca di essere asciutto, stringato: non più di 50 parole per slide. Puoi aiutarti con parole chiave, slogan, titoletti e verbi attivi per sintetizzare al massimo e togliere tutto il superfluo (meglio scrivere “il fotovoltaico, l’energia che piace alle imprese italiane” anziché “l’energia fotovoltaica è risultata essere senza dubbio la preferita dalla maggioranza delle attività imprenditoriali presenti attualmente sul territorio nazionale”).

Forma. Puoi pure avere in mano il prodotto del secolo ma se nelle slide ogni cosa è confusa e complicata farai molta fatica a convincere gli imprenditori che ti ascoltano a investire nella tua tecnologia. La forma in questo caso è anche sostanza, cerca di darne una chiara, piacevole e coerente alla tua presentazione. Senza esagerare con gli effetti speciali. Puoi aiutarti con titoli, spazi bianchi, tabelle, grafici, elenchi puntati: ancor prima che contenuti ed elementi di stile sono strumenti utili per plasmare e dare forma alla materia. E i font? Un font per i titoli e un font per il resto del testo sono più che sufficienti, meglio ancora se semplici e leggibili (Verdana, Arial, Tahoma, Helvetica, per esempio) e con una dimensione compresa tra i 12 e i 18 punti. Troppi font, oppure font troppo piccoli o eccessivamente grandi affaticano l’occhio, distraggono il pubblico e danneggiano l’uniformità della presentazione.

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Il caos. La smania di iniziare a scrivere le slide senza aver prima organizzato i contenuti in uno schema coerente è sempre dietro l’angolo. Il tempo che stringe e la voglia di sentirti totalmente libero da vincoli hanno alte probabilità di partorire una presentazione confusa, deforme, priva di spina dorsale, con troppi contenuti in alcune slide, troppo pochi in altre, e un fragile impianto logico-razionale.

Il troppo che stroppia. Non saranno un po’ troppe 65 slide in 10 minuti? Il numero esatto di slide ovviamente non esiste ma se ti metti nella condizione di dover correre a tutti i costi rischi di farti prendere dall’ansia e di farla venire anche al pubblico, oltre a non aiutarlo a comprendere e fissare i concetti.

La sindrome di Arlecchino. Power Point & company hanno molte possibilità di personalizzazione per sfondi, font, colori, forme e animazioni. Questo però non vuol dire che una presentazione debba per forza somigliare a un collage. I fronzoli e gli ornamenti barocchi catturano lo sguardo i primi due secondi, poi però alla lunga annoiano, distraggono e tolgono forza ai contenuti scritti.

Il terrore del pixel bianco. “Ecco, questa frase la scrivo qui in basso a destra, c’è ancora un rettangolino vuoto”. Le slide non sono un secchio da riempire fino all’orlo e i blocchi uniformi di testo funzionano meglio sulle colonne di un quotidiano che su una diapositiva Power Point riprodotta con il videoproiettore. Lo spazio bianco non è un fungo nocivo da debellare, piuttosto un valido alleato per dare chiarezza ai concetti e respiro agli occhi.

Il complesso del tuttologo. I professionisti semplificano, gli inesperti complicano. Se la tua presentazione è chiara, diretta e concisa il pubblico penserà che sei una persona molto preparata, con una profonda conoscenza del settore, non un novellino alle prime armi. Non cadere nell’errore di dire tutto fino a sviscerare la materia nei dettagli più microscopici per paura di non sembrare autorevole (leggi la guida Microsoft per presentare con le slide). Se dici tutto rischi di non comunicare niente. Non tutte le cose sono importanti allo stesso modo: armati di spirito critico e separa l’essenziale dall’accessorio, il succo dalla buccia.

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