Foto: Keattikorn

Finalmente il tuo progetto è pronto: dopo tanto lavoro hai solo (?) bisogno di presentarlo bene. Che si tratti di una tesi universitaria, del report di una riunione di lavoro, di un piano di marketing, di una ricerca di mercato o di una lezione per un corso di formazione professionale, che tu voglia persuadere, vendere, informare o semplicemente riassumere, hai comunque bisogno di una buona presentazione a slide.

Ecco qualche semplice accorgimento per scrivere slide efficaci.

I 5 super poteri di una presentazione da star

Obiettivo. Hai iniziato subito a scrivere di getto? Rifletti un attimo, c’è tempo. Qual è il tuo pubblico? Qual è l’opinione che già ha dell’argomento e quanto a fondo conosce la materia? Prima di iniziare a scrivere pensa bene a chi hai davanti e definisci con precisione l’obiettivo che vuoi ottenere con la presentazione.

Schema. Carta, penna e post-it sono utilissimi per organizzare i contenuti e distribuire i concetti. Crea uno scheletro logico-narrativo della presentazione e definisci una traccia delle immagini, delle tabelle e dei grafici che vuoi inserire. Il classico schema di un testo argomentativo, per esempio, prevede questa struttura: tesi – argomenti a favore della tesi – antitesi – confutazione degli argomenti a favore dell’antitesi – conclusioni.

Oppure puoi provare con il sempre valido modello ciceroniano: anticipazione degli argomenti principali (exordium) – rivelazione del messaggio e descrizione dei fatti (narratio) – argomenti a favore del messaggio (argumentatio) – riepilogo del messaggio e degli argomenti principali e spinta all’azione (peroratio). Leggi la guida della Palestra della Scrittura per scrivere una presentazione a slide.

Uno-a-uno. Una slide, un concetto. Un concetto, una slide. Resistere alla tentazione di inserire mille nozioni per diapositiva è il primo passo per una presentazione chiara e convincente. Se mantieni il rapporto uno-a-uno dai forza e respiro a tutta la presentazione, in più aiuti il pubblico a capire e memorizzare passo dopo passo. Se un concetto è più complesso del previsto puoi sempre sintetizzarlo in 4-5 concetti subordinati e dedicare una slide a ciascuno di essi senza cambiare il titolo principale.

Sintesi. Una presentazione a slide ha ben poco a che vedere con la sceneggiatura di un colossal cinematografico. Le slide che tracimano di parole non funzionano perché annoiano e distraggono, non aiutano il pubblico a focalizzare l’attenzione. Ricorda che non c’è bisogno di scrivere tutto, in fase di presentazione avrai comunque modo di entrare nei dettagli a voce. Cerca di essere asciutto, stringato: non più di 50 parole per slide. Puoi aiutarti con parole chiave, slogan, titoletti e verbi attivi per sintetizzare al massimo e togliere tutto il superfluo (meglio scrivere “il fotovoltaico, l’energia che piace alle imprese italiane” anziché “l’energia fotovoltaica è risultata essere senza dubbio la preferita dalla maggioranza delle attività imprenditoriali presenti attualmente sul territorio nazionale”).

Forma. Puoi pure avere in mano il prodotto del secolo ma se nelle slide ogni cosa è confusa e complicata farai molta fatica a convincere gli imprenditori che ti ascoltano a investire nella tua tecnologia. La forma in questo caso è anche sostanza, cerca di darne una chiara, piacevole e coerente alla tua presentazione. Senza esagerare con gli effetti speciali. Puoi aiutarti con titoli, spazi bianchi, tabelle, grafici, elenchi puntati: ancor prima che contenuti ed elementi di stile sono strumenti utili per plasmare e dare forma alla materia. E i font? Un font per i titoli e un font per il resto del testo sono più che sufficienti, meglio ancora se semplici e leggibili (Verdana, Arial, Tahoma, Helvetica, per esempio) e con una dimensione compresa tra i 12 e i 18 punti. Troppi font, oppure font troppo piccoli o eccessivamente grandi affaticano l’occhio, distraggono il pubblico e danneggiano l’uniformità della presentazione.

I 5 sassolini di kryptonite che insidiano la tua presentazione

Il caos. La smania di iniziare a scrivere le slide senza aver prima organizzato i contenuti in uno schema coerente è sempre dietro l’angolo. Il tempo che stringe e la voglia di sentirti totalmente libero da vincoli hanno alte probabilità di partorire una presentazione confusa, deforme, priva di spina dorsale, con troppi contenuti in alcune slide, troppo pochi in altre, e un fragile impianto logico-razionale.

Il troppo che stroppia. Non saranno un po’ troppe 65 slide in 10 minuti? Il numero esatto di slide ovviamente non esiste ma se ti metti nella condizione di dover correre a tutti i costi rischi di farti prendere dall’ansia e di farla venire anche al pubblico, oltre a non aiutarlo a comprendere e fissare i concetti.

La sindrome di Arlecchino. Power Point & company hanno molte possibilità di personalizzazione per sfondi, font, colori, forme e animazioni. Questo però non vuol dire che una presentazione debba per forza somigliare a un collage. I fronzoli e gli ornamenti barocchi catturano lo sguardo i primi due secondi, poi però alla lunga annoiano, distraggono e tolgono forza ai contenuti scritti.

Il terrore del pixel bianco. “Ecco, questa frase la scrivo qui in basso a destra, c’è ancora un rettangolino vuoto”. Le slide non sono un secchio da riempire fino all’orlo e i blocchi uniformi di testo funzionano meglio sulle colonne di un quotidiano che su una diapositiva Power Point riprodotta con il videoproiettore. Lo spazio bianco non è un fungo nocivo da debellare, piuttosto un valido alleato per dare chiarezza ai concetti e respiro agli occhi.

Il complesso del tuttologo. I professionisti semplificano, gli inesperti complicano. Se la tua presentazione è chiara, diretta e concisa il pubblico penserà che sei una persona molto preparata, con una profonda conoscenza del settore, non un novellino alle prime armi. Non cadere nell’errore di dire tutto fino a sviscerare la materia nei dettagli più microscopici per paura di non sembrare autorevole (leggi la guida Microsoft per presentare con le slide). Se dici tutto rischi di non comunicare niente. Non tutte le cose sono importanti allo stesso modo: armati di spirito critico e separa l’essenziale dall’accessorio, il succo dalla buccia.

La scrittura professionale per il web ti aiuta a spingere i clienti all’acquisto e migliora la visibilità on-line del tuo sito web. Hai mai provato a chiederti come funziona? Immagina di essere un cuoco, di avere un sito web o un blog specializzato in cucina tradizionale e di voler scrivere qualcosa sulle lasagne.

Ecco cosa puoi fare per scrivere una pagina web interessante per i lettori, che si fa trovare facilmente anche dai motori di ricerca.

• Passo 1: la scelta delle parole chiave

Scegli tre parole chiave significative. Pensa alle parole chiave che inseriresti tu stesso in un motore di ricerca per trovare informazioni su come cucinare le lasagne e scegli le tre più coerenti e pregnanti con il contenuto della pagina: aiuteranno te a mantenere il filo del discorso durante la scrittura, e i motori di ricerca a mostrare la tua pagina tra i primi risultati quando qualcuno cerca informazioni simili on-line.

In questo caso le parole chiave giuste per scrivere la pagina web potrebbero essere:

- ricetta lasagne (parola chiave A, se il testo della pagina è lungo puoi ripeterla anche cinque o sei volte)

- cucinare lasagne (parola chiave B, da ripetere tre o quattro volte)

- ingredienti lasagne (parola chiave C, puoi ripeterla due o tre volte, è la meno importante delle tre)

• Passo 2: il titolo

Usa la parola chiave A e la parola chiave B per scrivere un bel titolo. Un titolo composto dalle due parole chiave più importanti aiuta il lettore a capire subito di cosa si parla e chiarisce il contenuto della pagina anche ai motori di ricerca.

Potrebbe andar bene un titolo di questo tipo:

Ricetta lasagne “Nonna Rina”: il modo più facile e buono per cucinare lasagne

• Passo 3: l’incipit

Usa tutte e tre le parole chiave per scrivere un incipit diretto. La scrittura per il web non prevede introduzioni ornamentali e discorsi che partono da troppo lontano. I lettori e i motori di ricerca preferiscono le pagine web che contengono le informazioni rilevanti all’inizio: meglio se vai subito al cuore della questione.

Per scrivere la pagina web potresti cominciare così, per esempio:

Amici buongustai, non c’è bisogno di aspettare la domenica per cucinare lasagne. Anche se avete poco tempo, provate questa semplice ricetta: lasagne “Nonna Rina”. Sarà un vero piacere, tutti i giorni.

Ingredienti lasagne: . . .

• Passo 4: il testo centrale

Distribuisci le informazioni in piccoli paragrafi di poche righe ciascuno. La scrittura per il web non è la stessa della scrittura sulla carta, visto che leggere sulla carta e leggere sul web è diverso. Sul web i muri di testo lunghi, uniformi, senza respiro, scoraggiano la lettura perché annoiano l’occhio, non permettono al lettore di cogliere al volo di cosa si parla e di come se ne parla, lo spingono a cercare altrove le stesse informazioni.

Se invece scrivi il testo centrale in piccole porzioni di poche righe ciascuna, aggiungi semplicità, chiarezza e velocità alla tua pagina.

Per ottenere un risultato migliore quando scrivi i testi per il web, ricordati di distribuire le parole chiave in modo omogeneo tra un paragrafo e l’altro (i motori di ricerca non amano molto le parole chiave concentrate a forza in una sola area della pagina). E fai attenzione a non copiare: i testi per il web copiati si smascherano facilmente (anche i motori di ricerca li penalizzano).

Corsivi, grassetti ed elenchi puntati vanno benissimo, perché migliorano l’impatto visivo e permettono al lettore di destreggiarsi meglio nella pagina. Per esempio, potresti usare l’elenco puntato per la lista degli ingredienti e il grassetto per dare risalto alla parola chiave C.

• Passo 5: il finale

Usa la parola chiave A per scrivere un bel finale. In questo caso la scrittura per il web non si discosta tanto dalla scrittura sulla carta: un finale originale e piacevole è sempre ben accetto. Se poi riesci a inserire anche la parola chiave principale, tanto meglio.

Potresti concludere con un testo simile a questo:

Ti è piaciuta la ricetta lasagne “Nonna Rina”? Scommetto che starai già riscaldando il forno. Però aspetta, ti rivelo un piccolo segreto per stupire tutta la famiglia: aggiungi due cucchiaini di crema di pecorino piccante. Parola di chef.

• Passo 6: il link

Inserisci nel testo un link a un’altra pagina del tuo sito che parla di un argomento simile. I motori di ricerca vedono di buon occhio i link interni tra le pagine di un sito, nonostante abbiano un valore minore rispetto ai link che provengono dai siti esterni. Pure i lettori li apprezzano, perché possono costruirsi un percorso di lettura personalizzato e approfondire subito l’argomento.

Ecco dove potresti inserire un link:

… preparazione abbastanza simile a una variante di questa ricetta altrettanto saporita: le lasagne al pesto.

• Passo 7: l’immagine

Inserisci nel testo una foto descrittiva dell’argomento e assegnale il nome “parola chiave A”. I testi per il web abbinati a una foto sono migliori di quelli che ne sono privi: primo perché la pagina diventa più piacevole, secondo perché quella stessa pagina può essere trovata anche dalle persone che cercano semplicemente una foto di quell’oggetto o di quell’argomento.

In questo caso potresti inserire una bella immagine di lasagne fumanti e assegnarle il nome “ricetta lasagne”.

• Passo 8: ottimizzazione SEO

Imposta attributi e parametri della pagina web. Se in passato ti è già capitato di scrivere una pagina web, hai già preso confidenza con il mondo della scrittura per il web e, in generale, del SEO (Search Engine Optimization, l’ottimizzazione delle pagine e dei siti web per i motori di ricerca) ricordati di impostare almeno il tag <title> e il tag <keywords>.

• Per concludere

Se piace ai lettori piace anche ai motori di ricerca. Il miglior modo per progettare e scrivere testi per una pagina web è mettersi dalla parte di chi legge: informazioni chiare, originali, esposte in modo semplice, organizzate in una struttura coerente e visivamente piacevole, possibilità di personalizzare e arricchire il percorso di lettura. Ai motori di ricerca e ai tuoi clienti piacerà di sicuro.

Un company profile è, per definizione, diretto, asciutto e preciso. E breve, soprattutto: meglio se sta in una sola pagina A4. Prima di scrivere un profilo aziendale mettiti dalla parte di chi legge, cerca di dargli un quadro della tua azienda che sia sintetico, realistico e piacevole.

Per dargli più forza e distribuire meglio le informazioni puoi provare a suddividerlo in piccoli paragrafi di poche righe.

• Tipo di azienda: cosa produce, cosa vende, in che settore lavora.
• Storia aziendale: tre righe, se proprio non puoi farne a meno.
• Dati concreti:  fatturato, numero di dipendenti, reparti interni, certificazioni e riconoscimenti ottenuti, accordi con istituzioni e aziende partner.
• Prodotti e servizi: presentazione di cosa propone al mercato.
• Plus: il punto di forza più importante che rappresenta l’azienda (può essere una tecnologia, un servizio, un processo di lavorazione, una distribuzione su scala internazionale e così via).
• Valori: qualcosa in cui crede
• Obiettivi: un progetto, un impegno per il futuro
• Clienti: a chi si rivolge.
• Contatti: sede principale, sedi operative e recapiti per contattare l’azienda.

Altro punto importante: non cercare di scrivere un profilo aziendale farcito di effetti speciali.

Le frasi vaghe (siamo leader di settore e con la nostra esperienza pluriennale e la qualità dei nostri servizi risolviamo qualsiasi necessità del cliente), quelle contorte (essendo questo un fatto molto importante e, visto e considerato il nostro impegno, che da ben venti anni, periodo in cui nacque la nuova sede di Milano, ci sostiene, ne deriva la nostra propensione a fare in modo che ogni prodotto sia…) e quelle incomprensibili (con un know-how di innovation technology e performance customer-oriented costruiamo per il target un mood fatto di…) non fanno grande presa su chi legge.

Non sei costretto a esprimerti per forza in aziendalese: se usi frasi brevi, concetti chiari e un linguaggio semplice, ottieni senza dubbio un company profile migliore.

Leggere sul web è molto diverso che leggere sulla carta. Questo nuovo modo di leggere (e di scrivere) è ormai così diffuso e collaudato che sta cambiando anche il vecchio modo di leggere sulla carta.

Per anni la carta ci aveva abituato a questo tipo di lettura:

• lenta e consapevole
• omogenea
• lineare

Leggere sulla carta era camminare parola dopo parola, riga dopo riga lungo un percorso predefinito.

Il web invece ci ha consegnato subito un altro tipo di lettura:

• rapida, quasi distratta
• saltellante
• senza confini

Leggere sul web è correre, saltare e volare tra un punto d’interesse e l’altro in tutte le direzioni possibili.

Sul web i testi prima si guardano, poi si leggono. Il lettore tratta una pagina web come una mappa visiva: la esplora dall’alto verso il basso e a zig-zag da destra verso sinistra, alla ricerca di elementi che gli facciano capire subito di cosa si parla (titoli, sottotitoli, parole chiave, grassetti, corsivi, elenchi, riquadri, foto, didascalie, link) e come se ne parla.

Se trova questi elementi e li valuta interessanti è disposto a fermarsi sulla pagina e a leggerla nel dettaglio, se invece non li trova, o li considera poco interessanti, passa oltre. Ci stiamo abituando così tanto a questo modo di leggere le pagine web che lo usiamo anche per leggere sulla carta, quasi senza prestarci attenzione: con i quotidiani e magazine, i curriculum e le tesi di laurea, i depliant e brochure, per esempio.